Klauzula informacyjna

KONTRAHENCI, OSOBY KONTAKTOWE KONTRAHENTÓW I DOSTAWCY

Kto odpowiada za dane

Administrator (podmiot decydujący, po co i jak używa danych):

- Gmina Ogrodzieniec, reprezentowana przez Burmistrza Miasta i Gminy Ogrodzieniec, Plac Wolności 25, 42-440 Ogrodzieniec.

- Kontakt z Administratorem: ogrodzieniec@ogrodzieniec.pl.

Jak skontaktować się z IOD

IOD (inspektor ochrony danych, czyli osoba kontaktowa w sprawach danych): Maciej Zaremba, adres poczty elektronicznej: iodo@ogrodzieniec.pl, tel. 505 981 042.

Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Cele:

- zawarcie, wykonanie, rozliczenie i archiwizacja umowy, kontakt służbowy, obsługa zamówień, reklamacji, dostaw, płatności, kontroli i roszczeń, w tym korespondencja papierowa, elektroniczna oraz e-Doręczenia, jeżeli dany proces wymaga takiego kanału komunikacji.

Podstawy prawne:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla strony umowy.

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO dla podatków, rachunkowości, archiwizacji i obowiązków publicznoprawnych.

- art. 6 ust. 1 lit. e w związku z art. 6 ust. 3 RODO oraz ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. o pomocy państwa w ponoszeniu wydatków mieszkaniowych w pierwszych latach najmu mieszkania, w szczególności jej art. 12, w celu złożenia wniosku, zawarcia i realizacji umowy w sprawie stosowania dopłat.

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla kontaktu służbowego, organizacji współpracy i roszczeń - tylko w zakresie niewchodzącym w wykonywanie zadań publicznych.

Prawnie uzasadniony interes (ważny powód używania danych, gdy RODO na to pozwala):

- roszczenia, rozliczalność i organizacja sprawy - tylko poza wykonywaniem władzy publicznej.

Jakie dane przetwarzamy i skąd pochodzą

Dane podawane bezpośrednio - art. 13 RODO

Są to dane, które podaje Pan/Pani w piśmie, wniosku, formularzu, zgłoszeniu, umowie, rozmowie, korespondencji albo innym działaniu w tej sprawie.

Kategorie danych:

- dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, firma, NIP, REGON), dane adresowe (siedziby, korespondencyjne), dane kontaktowe (adres poczty elektronicznej, numer telefonu, adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli dotyczy) osób reprezentujących i kontaktowych kontrahenta.

- dane umowy oraz dane rozliczeniowe (numer rachunku bankowego, dane do faktury).

- dane reklamacji, zgłoszeń, płatności, doręczeń i roszczeń wynikające z dokumentacji procesu.

Dane, które tworzymy w toku sprawy

- Tworzymy numery spraw, notatki, potwierdzenia dostaw i płatności, rozliczenia, korespondencję oraz dokumentację dot. roszczeń.

Dane pozyskiwane z innych źródeł - art. 14 RODO

Jeżeli dane nie pochodzą od Pana/Pani, źródło i kategorie danych są takie:

- Źródło: kontrahent, oferent albo pracodawca osoby kontaktowej. Dane: imię, nazwisko, funkcja, służbowe dane kontaktowe, zakres udziału w sprawie. Źródło publiczne: nie.

- Źródło: pełnomocnik. Dane: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, zakres pełnomocnictwa i dane osoby reprezentowanej. Źródło publiczne: nie.

- Źródło: CEIDG, KRS, BIP albo inny jawny rejestr publiczny. Dane: firma, NIP, REGON, numer wpisu, adres, status działalności i dane osób reprezentujących. Źródło publiczne: tak.

Jeżeli obowiązek informacyjny nie jest wyłączony lub ograniczony, informację z art. 14 RODO przekazujemy w terminach z art. 14 ust. 3 RODO: najpóźniej w ciągu miesiąca, przy pierwszej komunikacji z osobą albo przed pierwszym ujawnieniem danych. Obowiązku nie realizujemy albo realizujemy go w ograniczonym zakresie, gdy zastosowanie ma art. 14 ust. 5 RODO, przepis szczególny albo obowiązek zachowania poufności.

Komu możemy ujawnić dane

Dane udostępniamy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do sprawy albo wynika z prawa.

- niezależni administratorzy w zakresie wymiany informacji niezbędnej do realizacji procesu, w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, operator wyznaczony, dostawcy publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, dostawcy publicznej usługi hybrydowej oraz Baza Adresów Elektronicznych w zakresie przewidzianym ustawą o doręczeniach elektronicznych.

- podmioty obsługujące systemy teleinformatyczne, archiwizację, niszczenie dokumentów, korespondencję, płatności lub rozliczenia - jeżeli występują - oraz obsługę prawną; w przypadku podmiotów przetwarzających dane działają one na podstawie umów powierzenia.

Czy przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

- Nie zamierzamy przekazywać danych poza EOG w ramach tej sprawy.

Jak długo przechowujemy dane

- Dane przechowujemy przez okres realizacji umowy lub współpracy, a następnie przez okres wynikający z przepisów o rachunkowości, podatkach, finansach publicznych, zamówieniach publicznych, właściwej kategorii archiwalnej oraz terminów przedawnienia roszczeń.

Czy musi Pan/Pani podać dane

- Podanie danych jest obowiązkowe tylko w zakresie, w jakim wynika z przepisów prawa właściwych dla tej sprawy. W pozostałym zakresie jest dobrowolne, ale może być potrzebne do obsługi sprawy, udziału w postępowaniu, wykonania umowy, rozliczenia albo udzielenia odpowiedzi.

- Brak danych wymaganych prawem albo niezbędnych do celu może uniemożliwić załatwienie sprawy, udział w danym działaniu, zawarcie lub wykonanie umowy, rozliczenie albo spełnienie obowiązku publicznego.

- Dane umowne podaje Pan/Pani dobrowolnie, ale są potrzebne do zawarcia albo wykonania umowy.

- Brak danych umownych może uniemożliwić zawarcie albo wykonanie umowy.

- Dane dodatkowe podaje Pan/Pani dobrowolnie, jeżeli nie są wymagane przez prawo albo nie są niezbędne do celu.

Jakie prawa ma Pan/Pani

W granicach określonych w RODO przysługuje Panu/Pani prawo do:

- dostępu do danych i otrzymania kopii.

- sprostowania danych, gdy są błędne albo niepełne.

- usunięcia danych w przypadkach wskazanych w art. 17 RODO.

- ograniczenia przetwarzania danych.

- sprzeciwu - w zakresie, w którym podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

- przeniesienia danych - tylko gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany.

- skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zakres praw zależy od podstawy prawnej i charakteru przetwarzania. Jeżeli przepis nakazuje nam przechowywać dane, możemy odmówić ich usunięcia.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Pana/Pani decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Pana/Pani skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Pana/Panią wpływały.