Wyciąg ze Regulaminu M i G Ogrodzieniec

Zadania referatu:

1. Organizacja pracy Urzędu Miasta i Gminy oraz koordynacja procesu informatyzacji Urzędu: 

1) Prowadzenie Sekretariatu Urzędu Miasta i Gminy

2) Opracowywanie i aktualizowanie regulaminu organizacyjnego Urzędu, 

3) Prowadzenie spraw pracowniczych: 

a) dokonywanie bieżącej analizy stanu zatrudnienia w Urzędzie, 

b) przygotowywanie dokumentacji w związku z zawieraniem i rozwiązywaniem umów o pracę,

c) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, 

d) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych

e) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem ryczałtów i limitów kilometrów dla pracowników za używanie samochodu do celów służbowych

f) prowadzenie naboru na wolne stanowiska urzędnicze

g) prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą

h) prowadzenie spraw związanych ze praktykami studenckimi i uczniowskimi, 

i) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej

4) Prowadzenie centralnych rejestrów: 

a) skarg i wniosków

b) upoważnień osób (podmiotów) do działania w imieniu Burmistrza Miasta i Gminy jako organu, 

c) pełnomocnictw, 

d) zbioru protokołów, zaleceń i wniosków pokontrolnych z kontroli organów zewnętrznych

e) porozumień gminnych z organami administracji państwowej lub samorządowej, 

f) zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy  jako organu gminy, 

g) zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy jako kierownika urzędu, 

h) wniosków o udostępnienie informacji publicznej

5) Koordynacja spraw z zakresu publikacji zarządzeń i aktów normatywnych Burmistrza Miasta i Gminy, 

6) Sprawy nadzoru i organizacji Urzędu: 

a) nadzór nad stanem organizacji oraz funkcjonowania Urzędu w zakresie: 

- rozpatrywania skarg i wniosków na pracowników, 

- załatwiania indywidualnych spraw mieszkańców w ramach kancelarii UMiG, 

- koordynowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin.

- udostępnienia wniosków o udzielenie informacji publicznej

b) planowanie, organizowanie i przeprowadzanie kontroli w referatach Urzędu w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, Instrukcji kancelaryjnej oraz przepisów prawa materialnego,

7) Sprawy gospodarcze Urzędu Miasta i Gminy

a) administrowanie budynkiem Urzędu, prowadzenie w nim remontów i konserwacji, 

b) prowadzenie kontroli w zakresie zabezpieczenia budynku i majątku w Urzędzie Miasta i Gminy

c)  monitorowanie kosztów funkcjonowania administracji oraz podejmowanie działań zmierzających do ich racjonalizacji, 

d) zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu: prowadzenie magazynu materiałów, druków i formularzy, w tym ich ewidencja ilościowa, zakup inwentarza ruchomego i pomocy biurowych

e) gospodarka odzieżą ochronną, 

f)  utrzymanie czystości w budynku Urzędu oraz wokół niego,

g) pielęgnacja zieleni i kwiatów przed budynkiem,

8) Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu, 

9) Realizowanie doręczeń zastępczych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, 

10) Zamieszczanie ogłoszeń na tablicach ogłoszeń w lokalu Urzędu Miasta, 

11) Prowadzenie punktu ksero, faksu

12) Prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i tablic urzędowych. 

13) Prowadzenie kancelarii Urzędu, 

14)  Zadania w obszarze informatyki: 

a)  zabezpieczenie informatycznych baz danych Urzędu przed ingerencją nieuprawnionych osób i podmiotów

b) zapewnienie wymaganego poziomu bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych.

c) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie,

wnioskowanie do Burmistrza o zabezpieczenie Urzędu w infrastrukturę i sprzęt informatyczny oraz jego bieżące utrzymanie, 

d) dokonywanie zakupów mających związek z szeroko pojętą informatyzacją realizowanych przez Urząd, 

e) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania, 

f) organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania zainstalowanego sprzętu i oprogramowania, 

g) koordynacja tworzenia infrastruktury telekomunikacyjnej w jednostkach organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Urząd, 

h) współdziałanie w przygotowywaniu projektów z dziedziny infrastruktury telekomunikacyjnej i społeczeństwa informacyjnego, umożliwiających wsparcie z funduszy europejskich, 

i) sprawowanie nadzoru merytorycznego nad wdrożeniami informatycznymi realizowanymi przez Urząd, nad wdrażaniem zasad polityki bezpieczeństwa w zakresie systemów i sieci teleinformatycznych, nad przetwarzaniem danych w systemach,

j) pomoc i doradztwo w zakresie systemów informatycznych oraz planowanych wdrożeń w jednostkach podległych, 

k) koordynowanie działań w zakresie rozwoju elektronicznej wymiany danych między Urzędem a jednostkami podległymi, 

l) obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP.

ł) informatyczna obsługa wyborów

15) Prowadzenie spraw BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy) wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy zleconych firmie zewnętrznej realizującej w szczególności następujące zadania: 

a) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, 

b) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń, 

c) sporządzanie i przedstawianie Burmistrzowi Miasta i Gminy okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, 

d) przedstawianie Burmistrzowi Miasta i Gminy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy, 

e) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy, 

f) doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, 

g) współdziałanie ze społecznym inspektorem pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, 

2. Obsługa Rady Miejskiej w Ogrodzieńcu:

1) obsługa organizacyjno-techniczna sesji Rady Miejskiej poprzez: 

a) dostarczanie - w terminach określonych statutem miasta i gminy - radnym, Burmistrzowi, Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta: 

- zawiadomień o sesjach,

- projektów uchwał, 

- informacji i innych niezbędnych materiałów związanych z przedmiotem sesji i pracami Komisji, 

b) dostarczanie - w terminach określonych statutem miasta i gminy - zawiadomień o sesjach Kierownikom referatów i Kierownikom jednostek organizacyjnych gminy,

c) sporządzanie protokołów stanowiących urzędowy zapis przebiegu obrad, podejmowania uchwał i rozstrzygnięć, 

d) przekazywanie stosownych uchwał Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej  w ciągu 7 dni od daty ich podjęcia

2) Koordynowanie spraw związanych z rozstrzygnięciami nadzorczymi wojewody dotyczącymi stwierdzenia nieważności uchwał Rady Miejskiej.

3) Obsługa kancelaryjno-biurowa Przewodniczącego Rady Miejskiej oraz radnych w sprawach wynikających z wykonywania mandatu radnego w zakresie uzgodnionym z Przewodniczącym Rady, 

4) Przygotowywanie informacji i sprawozdań na wniosek Przewodniczącego Rady Miejskiej i Przewodniczących Komisji, 

5) Podejmowanie czynności zapewniających realizację wniosków Komisji poprzez: 

a) prowadzenie ewidencji wniosków, 

b) przekazywanie kopii wniosków Komisji - do wiadomości Burmistrza Miasta i Gminy, 

c) przekazywanie wniosków i opinii właściwym adresatom, 

d) nadzór nad terminowym załatwianiem wniosków Komisji, 

6) Podejmowanie czynności związanych z realizacją interpelacji radnych, 

a) prowadzenie rejestru interpelacji radnych,

b) przekazywanie interpelacji odpowiednim adresatom do rozpatrzenia

7) udzielanie pomocy radnym przy wykonywaniu mandatu, m.in. poprzez zapewnienie radnym materiałów umożliwiających uczestnictwo w sesjach i pracach Komisji, 

3. Prowadzenie czynności związanych z wyborami samorządowymi, parlamentarnymi, prezydenckimi oraz referendami - w zakresie należącym do gminy, 

4. Prowadzenie spraw związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej oraz jej prowadzeniem zgodnie z ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej: 

a) przyjmowanie wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz współpraca z Ministerstwem Gospodarki w tym zakresie, 

b)  koordynowanie realizacji spraw związanych z podejmowaniem, wykonywaniem i zakończeniem działalności gospodarczej za pośrednictwem elektronicznego punktu kontaktowego (ePK).

c)  przetwarzanie wniosków CEIDG na formę dokumentu elektronicznego, 

d)  wydawanie zaświadczeń z zakresu ewidencji działalności gospodarczej, udzielanie informacji o przedsiębiorcach z historii zbioru ewidencji działalności gospodarczej

5.  Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholi - zadanie wynikające z ustawy  z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi: 

a) prowadzenie postępowań w sprawie wydania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaży – przygotowywanie zezwoleń lub decyzji odmownych, 

b) prowadzenie postępowań w sprawie zmiany, wygaśnięcia, cofnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, przeznaczonych do spożycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaży – przygotowywanie decyzji o zmianie, wygaśnięciu lub cofnięciu zezwoleń, 

c) współdziałanie z Policją w zakresie kontroli zezwoleń, 

6. Koordynowanie spraw związanych z wyznaczaniem podmiotów, w których wykonywana jest kara ograniczenia wolności i praca społecznie użyteczna dla osób skazanych -zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie podmiotów, w których jest wykonywana kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna: 

 7.  Zapewnienie dostępu do informacji publicznej, wynikające z ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej poprzez: 

a) koordynację zadań redakcyjnych związanych z prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej Miasta i Gminy Ogrodzieniec, 

b) monitoring zasobów stron podmiotowych BIP jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Ogrodzieniec, 

c) inicjowanie działań, w tym z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, 

d) prowadzenie centralnego rejestru udzielania informacji publicznej, 

8. Informowanie mieszkańców o działalności gminy, w szczególności poprzez:

a) redagowanie, publikowanie i kolportaż wydawnictw informacyjnych,

b) koordynację prac redakcyjnych nad serwisem internetowym Urzędu – wspólnie z Referatem Spraw Społecznych,

c) tworzenie elementów systemu gminnej informacji wizualnej.

9. Przeprowadzanie konsultacji społecznych i wspieranie inicjatyw lokalnych poprzez: 

a) organizowanie konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy z wykorzystaniem wszelkich dostępnych instrumentów dialogu społecznego, ze szczególnym uwzględnieniem:  przedmiotu konsultacji, zasięgu terytorialnego konsultacji, proponowanych form konsultacji, 

b) upowszechnianie idei społeczeństwa obywatelskiego poprzez: podejmowanie działań na rzecz wspierania i upowszechniania idei samorządności wśród mieszkańców gminy, badanie opinii mieszkańców w sprawach realizacji zadań gminy związanych z zaspokajaniem zbiorowych potrzeb społeczności lokalnej,  inicjowanie i prowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnych dotyczących życia społecznego gminy, integrowanie społeczności lokalnej w działaniach na rzecz miasta i wokół inicjatyw obywatelskich, 

c) współpracę z organizacjami pozarządowymi m.in. w zakresie realizacji rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi, 

d) inicjowanie wspólnych spotkań władz gminy z przedstawicielami organizacji pozarządowych oraz prowadzenie kontaktów bieżących z organizacjami poprzez uczestnictwo w spotkaniach z ich przedstawicielami, 

e) współdziałanie w toku wykonywania zadań z właściwymi Kierownikami referatów Urzędu, kierownikami jednostek gminnych i instytucji, 

f) analiza pod względem formalnym wniosków o dotacje kierowanych do Urzędu przez jednostki podlegające przepisom ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, 

g) prowadzenie szkoleń dla wolontariuszy z zakresu partycypowania w programach europejskich, 

h) aktywizacja wolontariatu z zakresu programów europejskich, 

i) organizacja zebrań z mieszkańcami

10. Zapewnienie nadzoru właścicielskiego nad spółkami gminnymi: 

a) prowadzenie ewidencji rzeczowo-wartościowej udziałów i akcji gminy wniesionych do spółek prawa handlowego, 

b) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem spółek z udziałem gminy, przystępowaniem do spółek oraz rozwiązywaniem i występowaniem z nich, 

c) opiniowanie oraz przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta w sprawie tworzenia spółek z udziałem gminy, przystępowaniem do spółek oraz rozwiązywaniem i występowaniem z nich, 

d) opiniowanie wniosków spółek prawa handlowego w sprawie wniesienia kapitału przez gminę i przedkładanie ich Burmistrzowi Miasta i Gminy, 

e) opiniowanie oraz przygotowywanie projektów zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy w sprawie wnoszenia, cofania i zbywania udziałów i akcji w spółkach prawa handlowego, 

f) udział na wniosek Burmistrza Miasta i Gminy w kontrolach kompleksowych, problemowych i sprawdzających w spółkach z udziałem gminy, 

g) bieżąca współpraca z organami spółek z udziałem gminy, 

h) przedstawianie Burmistrzowi Miasta i Gminy analiz, ocen i wniosków związanych z zakresem działalności spółek. 

i) analiza sytuacji finansowej spółek, w których gmina posiada udziały lub akcje. 

11. Prowadzenie całości spraw związanych z realizacją ustawy Ustawa z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim

12. Planowanie środków finansowych i dotacji dla jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych, nadzór nad ich wykorzystaniem oraz rozliczanie dotacji dla  OSP

13. Prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową, a w szczególności:

a) koordynacja zadań wynikających ze współpracy Urzędem Miasta i Gminy i Zarządu Oddziału Miejsko-Gminnego w Ogrodzieńcu, w tym:

- przedstawianie zarządowi oddziału gminnego Związku informacji i ocen dotyczących przygotowania i udziału OSP w działaniach ratowniczych, aktywny udział w walnych zebraniach OSP;

- przedstawianie na tych zebraniach ocen dot. działań ratowniczych, współdziałanie w organizacji gminnych zawodów pożarniczych OSP i MDP,

 - podejmowanie działań na rzecz powołania w OSP jednostek operacyjno-technicznych (JOT),

- udzielanie pomocy naczelnikom OSP w zakresie szkolenia ratowników OSP oraz organizowanie ćwiczeń i pokazów,

- współpraca z naczelnikami OSP w zakresie doskonalenia ratowniczego,

- nadzór nad przestrzeganiem w OSP i podczas działań ratowniczych przepisów BHP; przedstawienie zarządowi oddziału gminnego Związku ocen i wniosków w tym zakresie,

- współdziałanie w organizowaniu i wyszkoleniu MDP,

- oddziaływanie na OSP w zakresie przestrzegania regulaminów, w tym zasad musztry i występowania pododdziałów w szyku zwartym,

- nadzór nad opracowywaniem, aktualizacją i przekazywaniem  „Raportów OSP”

b) realizacja zadań wynikających ze współdziałania z komendą powiatową Państwowej Straży Pożarnej, w tym:

- konsultowanie rozwiązań funkcjonalno-użytkowych i technicznych budowanych, modernizowanych oraz remontowanych obiektów OSP,

- zgłaszanie potrzeb w zakresie szkolenia członków OSP biorących bezpośredni udział w działaniach ratowniczych oraz uzgadnianie formy i terminów realizacji tych szkoleń,

- współdziałanie w zakresie planowania oraz przeprowadzania wspólnych inspekcji gotowości bojowej, przeglądów technicznych, zawodów, ćwiczeń,

- udział w procesie włączania OSP do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego,

- współpraca przy organizowaniu obozów wypoczynkowo-szkoleniowych dla MDP,

- przygotowanie i aktualizacja danych dotyczących sił i środków JOT OSP z terenu gminy na potrzeby powiatowego planu ratowniczego.

c) współpraca z właściwymi organami gminy w zakresie:

- współpracy z gminnym zespołem reagowania w rozpoznawaniu zagrożeń występujących na terenie gminy i uczestniczenie w opracowywaniu niezbędnych dokumentów dot. działań oraz prac tego zespołu,

- określania potencjału ratowniczego JOT OSP z terenu gminy, przewidzianego do ewentualnych działań ratowniczych,

- ustalania potrzeb techniczno-sprzętowych dla poszczególnych OSP i proponowanie sposobu ich zaspokajania,

- tworzenia systemu łączności i alarmowania dla potrzeb działań ratowniczych, informowania ludności oraz funkcjonowania gminnego centrum reagowania,

- nadzoru nad zapewnieniem i utrzymaniem gotowości bojowej JOT OSP,

- organizowania przeglądów ochrony przeciwpożarowej na terenie gminy,

- przeprowadzania badań lekarskich oraz ubezpieczenia członków OSP od następstw wypadków podczas wykonywania zadań statutowych i dopilnowania wypłacania świadczeń odszkodowawczych,

- uczestniczenia w przeglądach strażnic i wyposażenia ratowniczego OSP,

- ewidencjonowania mienia gminy będącego w użytkowaniu OSP oraz przeprowadzania jego inwentaryzacji,

- określania potrzeb finansowych OSP z terenu gminy i zgłaszania ich do projektu budżetu gminy.

d) nadzór nad systematyczną konserwacją hydrantów przeciwpożarowych celem zapewnienia ich sprawności oraz utrzymaniu w należytym stanie zbiorników przeciwpożarowych,